Административный персонал

адм

Офис-менеджер

 Другие названия должности:

Менеджер по административной работе / Старший администратор

Подчиняется:

Директору по персоналу / Исполнительному директору

Подчинённые:

Нет / Поддерживающий персонал

 Цель:

Обеспечение нормального функционирования офиса

 Задачи:

Организация бесперебойной  работы офиса

 Функции:

  • Осуществляет контроль наличия и работы офисного оборудования
  • Составляет бюджет расходов на обеспечение офиса
  • Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой  корреспонденции, ее доставку по назначению
  • Участвует в инвентаризации офисного имущества
  • Осуществляет  контроль сроков  исполнения документов и их правильного оформления.
  • Организует и контролирует работу подчиненного персонала (телефонных диспетчеров, секретарей, водителей, уборщиц и охранников).
  • Контролирует и поддерживает файловую систему компании
  • Заказывает билеты, осуществляет визовую поддержку и бронирование номеров для сотрудников компании

 Требования к опыту и квалификации:

  • Высшее или среднее специальное образование
  • Знание иностранных языков желательно
  • Отличное знание ПК
  • Знание офисной техники
  • Опыт административной работы не менее 1 года
  • Стрессоустойчивость, коммуникабельность, организаторские способности

Начальник юридического отдела

Подчиняется:

Генеральному директору

Подчинённые:

Сотрудники юридического отдела

 Цель:

  • Создание и управление юридической службой компании

 Функции:

  • Подбор и обучение персонала юридической службы
  • Юридическое оформление организационной структуры компании
  • Создание внутри корпоративных юридических стандартов
  • Формирование документооборота в соответствии выработанными корпоративными юридическими стандартами
  • Организация системы правового обучения персонала компании
  • Осуществляет правовую экспертизу проектов всех документов правового характера, подготавливаемых на предприятии
  • Организует подготовку заключений по правовым вопросам, возникающим в деятельности предприятия
  • Представляет интересы предприятия в суде, арбитражном суде, в государственных и общественных организациях при рассмотрении правовых вопросов
  • Контролирует и принимает меры по взысканию дебиторской задолженности в соответствии с заключенными договорами

 Требования к опыту и квалификации:

  • Высшее юридическое образование
  • Опыт работы по специальности – не менее 5 лет
  • Знание английского языка на среднем уровне
  • Опыт ведения переговоров и досудебного разрешения вопросов
  • Готовность к командировкам
  • Необходимы знания в следующих областях права: корпоративное, гражданское хозяйственное, договорное, налоговое, арбитражное, административное, международное

  

Юрист

 Другие названия должности:

Юрисконсульт

Подчиняется:

Начальнику юридического отдела / Генеральному директору

Подчиненные:

Нет / Делопроизводители юридического отдела

 Цель:

Обеспечение  поддержки деятельности юридического отдела

 Задачи:

  • Разработка документов правового характера
  • Методическое руководство правовой работой в компании
  • Осуществление мероприятий по укреплению договорной,  финансовой и трудовой дисциплины
  • Консультация  работников  предприятия  по юридическим вопросам, оказание содействия в оформлении документов и актов имущественно-правового характера

 Функции:

  • Участвует в подготовке юридических документов и контрактов
  • Принимает участие в правовых спорах
  • Консультирует руководство и сотрудников Компании по правовым аспектам
  • Участвует в проверке корректности документов и договоров с правовой точки зрения
  • Ведет файловую систему контрактов
  • Помогает сотрудникам юридического отдела в реализации различных проектов

 Требования к опыту и квалификации:

  • Высшее юридическое образование
  • Опыт работы юристом не менее 2 лет
    • Знания в различных областях права (гражданское, международное, корпоративное, трудовое)
    • Навыки работы на ПК

 Диспетчер

 Подчиняется:

Начальнику производства

Подчинённые:

Нет

 Цель:

Оперативное регулирование хода производства и других видов основной деятельности предприятия

 Функции:

  • Контролирует наличие запасов, необходимых для бесперебойного производственного процесса подразделений предприятия (материалы, комплектующие, оборудование,  транспорт)
  • Организует оперативный контроль процесса производства, сдачи готовой продукции, выполнения работ (услуг) в соответствии с графиком производственного процесса
  • Ведет диспетчерский журнал, составляет отчетные рапорты и другую техническую документацию о ходе производства

 Требования к опыту и квалификации:

  • Среднее профессиональное образование
  • Знание производственного планирования  предприятия
  • Коммуникабельность, стрессоустойчивость

Секретарь генерального директора

 Другие названия должности:

Секретарь-референт / Персональный помощник

Подчиняется:

Генеральному директору / Директору по персоналу

Подчинённые:

Нет

 Цель:

Обеспечение административной поддержки руководителя компании

 Задачи:

  • Обеспечение необходимого документооборота
  • Организация рабочего дня руководителя

 Функции:

  • Составляет расписание дня руководителя, организует деловые встречи, командировки
  • Редактирует, переводит и оформляет деловые письма и документы
  • Обеспечивает контроль телефонных звонков и входящей корреспонденции
  • Подготавливает и оформляет деловые письма, отчеты, прочие документы
  • Организует взаимодействие между руководителем и остальными сотрудниками компании
  • Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования  и утверждения документов, представляемых на подпись руководителю компании
  • Организует работу приемной руководителя
  • Выполняет отдельные поручения руководителя
  • Сопровождает руководителя во время деловых поездок

 Требования к опыту и квалификации:

  • Высшее образование
  • Знание иностранного языка
  • Опытный пользователь ПК
  • Высокий уровень делового этикета
  • Опыт работы секретарем не менее 2 лет
  • Коммуникабельность, презентабельный внешний вид

Секретарь отдела

 Другие названия должности:

Секретарь-референт / Секретарь

Подчиняется:

Начальнику отдела / Администратору офиса

Подчинённые:

Нет

 Цель:

Обеспечение административной поддержки функционирования отдела

 Задачи:

  • Обеспечение необходимого документооборота отдела
  • Организация рабочего дня руководителя отдела и его сотрудников

 Функции:

  • Редактирует, переводит и оформляет деловые письма и документы
  • Организует деловые встречи, командировки
  • Обеспечивает контроль телефонных звонков и входящей корреспонденции
  • Подготавливает и оформляет деловые письма, отчеты, прочие документы
  • Сортирует и распределяет входящую корреспонденцию и документы
  • Поддерживает файловую систему отдела
  • Осуществляет отправку писем, документов, корреспонденции, используя офисную технику
  • При необходимости заказывает билеты, бронирует гостиницы для сотрудников и клиентов отдела

 Требования к опыту и квалификации:

  • Высшее образование
  • Знание иностранного языка
  • Опытный пользователь ПК
  • Высокий уровень делового этикета
  • Опыт работы секретарем не менее 2 лет
  • Коммуникабельность, презентабельный внешний вид

 Секретарь-ресепшионист

 Другие названия должности:

Секретарь приемной / Секретарь / Оператор

Подчиняется:

Директору по персоналу / Администратору

Подчинённые:

Нет

 Цель:

Обеспечение качественного приема всех входящих сообщений

 Задачи:

  • Прием и переадресация телефонных звонков
  • Встреча посетителей компании

 Функции:

  • Отвечает на телефонные звонки и переадресует их сотрудникам, обладающим необходимой информацией
  • Фиксирует телефонные сообщения для отсутствующих или занятых сотрудников, передает их адресату
  • Принимает и сортирует приходящую корреспонденцию
  • Осуществляет встречу клиентов и заказчиков, выписку пропусков

 Требования к опыту и квалификации:

  • Высшее или среднее специальное образование
  • Знание иностранного языка желательно
  • Навыки работы на ПК
  • Знание офисной техники и работы офисных мини-АТС
  • Высокий уровень делового этикета
  • Коммуникабельность, презентабельный внешний вид
  • Способность работать в напряженном режиме