Административный персонал

Офис-менеджер

 Другие названия должности:

Менеджер по административной работе / Старший администратор

Подчиняется:

Директору по персоналу / Исполнительному директору

Подчинённые:

Нет / Поддерживающий персонал

 Цель:

Обеспечение нормального функционирования офиса

 Задачи:

Организация бесперебойной  работы офиса

 Функции:

• Осуществляет контроль наличия и работы офисного оборудования
• Составляет бюджет расходов на обеспечение офиса
• Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой  корреспонденции, ее доставку по назначению
• Участвует в инвентаризации офисного имущества
• Осуществляет  контроль сроков  исполнения документов и их правильного оформления.
• Организует и контролирует работу подчиненного персонала (телефонных диспетчеров, секретарей, водителей, уборщиц и охранников).
• Контролирует и поддерживает файловую систему компании
• Заказывает билеты, осуществляет визовую поддержку и бронирование номеров для сотрудников компании

 Требования к опыту и квалификации:

• Высшее или среднее специальное образование
• Знание иностранных языков желательно
• Отличное знание ПК
• Знание офисной техники
• Опыт административной работы не менее 1 года
• Стрессоустойчивость, коммуникабельность, организаторские способности

Начальник юридического отдела

Подчиняется:

Генеральному директору

Подчинённые:

Сотрудники юридического отдела

 Цель:

• Создание и управление юридической службой компании

 Функции:

• Подбор и обучение персонала юридической службы
• Юридическое оформление организационной структуры компании
• Создание внутри корпоративных юридических стандартов
• Формирование документооборота в соответствии выработанными корпоративными юридическими стандартами
• Организация системы правового обучения персонала компании
• Осуществляет правовую экспертизу проектов всех документов правового характера, подготавливаемых на предприятии
• Организует подготовку заключений по правовым вопросам, возникающим в деятельности предприятия
• Представляет интересы предприятия в суде, арбитражном суде, в государственных и общественных организациях при рассмотрении правовых вопросов
• Контролирует и принимает меры по взысканию дебиторской задолженности в соответствии с заключенными договорами

 Требования к опыту и квалификации:

• Высшее юридическое образование
• Опыт работы по специальности – не менее 5 лет
• Знание английского языка на среднем уровне
• Опыт ведения переговоров и досудебного разрешения вопросов
• Готовность к командировкам
• Необходимы знания в следующих областях права: корпоративное, гражданское хозяйственное, договорное, налоговое, арбитражное, административное, международное

  

Юрист

 Другие названия должности:

Юрисконсульт

Подчиняется:

Начальнику юридического отдела / Генеральному директору

Подчиненные:

Нет / Делопроизводители юридического отдела

 Цель:

Обеспечение  поддержки деятельности юридического отдела

 Задачи:

• Разработка документов правового характера
• Методическое руководство правовой работой в компании
• Осуществление мероприятий по укреплению договорной,  финансовой и трудовой дисциплины
• Консультация  работников  предприятия  по юридическим вопросам, оказание содействия в оформлении документов и актов имущественно-правового характера

 Функции:

• Участвует в подготовке юридических документов и контрактов
• Принимает участие в правовых спорах
• Консультирует руководство и сотрудников Компании по правовым аспектам
• Участвует в проверке корректности документов и договоров с правовой точки зрения
• Ведет файловую систему контрактов
• Помогает сотрудникам юридического отдела в реализации различных проектов

 Требования к опыту и квалификации:

• Высшее юридическое образование
• Опыт работы юристом не менее 2 лет
  • Знания в различных областях права (гражданское, международное, корпоративное, трудовое)
  • Навыки работы на ПК

 Диспетчер

 Подчиняется:

Начальнику производства

Подчинённые:

Нет

 Цель:

Оперативное регулирование хода производства и других видов основной деятельности предприятия

 Функции:

• Контролирует наличие запасов, необходимых для бесперебойного производственного процесса подразделений предприятия (материалы, комплектующие, оборудование,  транспорт)
• Организует оперативный контроль процесса производства, сдачи готовой продукции, выполнения работ (услуг) в соответствии с графиком производственного процесса
• Ведет диспетчерский журнал, составляет отчетные рапорты и другую техническую документацию о ходе производства

 Требования к опыту и квалификации:

• Среднее профессиональное образование
• Знание производственного планирования  предприятия
• Коммуникабельность, стрессоустойчивость

Секретарь генерального директора

 Другие названия должности:

Секретарь-референт / Персональный помощник

Подчиняется:

Генеральному директору / Директору по персоналу

Подчинённые:

Нет

 Цель:

Обеспечение административной поддержки руководителя компании

 Задачи:

• Обеспечение необходимого документооборота
• Организация рабочего дня руководителя

 Функции:

• Составляет расписание дня руководителя, организует деловые встречи, командировки
• Редактирует, переводит и оформляет деловые письма и документы
• Обеспечивает контроль телефонных звонков и входящей корреспонденции
• Подготавливает и оформляет деловые письма, отчеты, прочие документы
• Организует взаимодействие между руководителем и остальными сотрудниками компании
• Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования  и утверждения документов, представляемых на подпись руководителю компании
• Организует работу приемной руководителя
• Выполняет отдельные поручения руководителя
• Сопровождает руководителя во время деловых поездок

 Требования к опыту и квалификации:

• Высшее образование
• Знание иностранного языка
• Опытный пользователь ПК
• Высокий уровень делового этикета
• Опыт работы секретарем не менее 2 лет
• Коммуникабельность, презентабельный внешний вид