Административный персонал
Офис-менеджер
Другие названия должности:
Менеджер по административной работе / Старший администратор
Подчиняется:
Директору по персоналу / Исполнительному директору
Подчинённые:
Нет / Поддерживающий персонал
Цель:
Обеспечение нормального функционирования офиса
Задачи:
Организация бесперебойной работы офиса
Функции:
- Осуществляет контроль наличия и работы офисного оборудования
- Составляет бюджет расходов на обеспечение офиса
- Обеспечивает своевременную обработку поступающей и отправляемой корреспонденции, ее доставку по назначению
- Участвует в инвентаризации офисного имущества
- Осуществляет контроль сроков исполнения документов и их правильного оформления.
- Организует и контролирует работу подчиненного персонала (телефонных диспетчеров, секретарей, водителей, уборщиц и охранников).
- Контролирует и поддерживает файловую систему компании
- Заказывает билеты, осуществляет визовую поддержку и бронирование номеров для сотрудников компании
Требования к опыту и квалификации:
- Высшее или среднее специальное образование
- Знание иностранных языков желательно
- Отличное знание ПК
- Знание офисной техники
- Опыт административной работы не менее 1 года
- Стрессоустойчивость, коммуникабельность, организаторские способности
Начальник юридического отдела
Подчиняется:
Генеральному директору
Подчинённые:
Сотрудники юридического отдела
Цель:
- Создание и управление юридической службой компании
Функции:
- Подбор и обучение персонала юридической службы
- Юридическое оформление организационной структуры компании
- Создание внутри корпоративных юридических стандартов
- Формирование документооборота в соответствии выработанными корпоративными юридическими стандартами
- Организация системы правового обучения персонала компании
- Осуществляет правовую экспертизу проектов всех документов правового характера, подготавливаемых на предприятии
- Организует подготовку заключений по правовым вопросам, возникающим в деятельности предприятия
- Представляет интересы предприятия в суде, арбитражном суде, в государственных и общественных организациях при рассмотрении правовых вопросов
- Контролирует и принимает меры по взысканию дебиторской задолженности в соответствии с заключенными договорами
Требования к опыту и квалификации:
- Высшее юридическое образование
- Опыт работы по специальности – не менее 5 лет
- Знание английского языка на среднем уровне
- Опыт ведения переговоров и досудебного разрешения вопросов
- Готовность к командировкам
- Необходимы знания в следующих областях права: корпоративное, гражданское хозяйственное, договорное, налоговое, арбитражное, административное, международное
Юрист
Другие названия должности:
Юрисконсульт
Подчиняется:
Начальнику юридического отдела / Генеральному директору
Подчиненные:
Нет / Делопроизводители юридического отдела
Цель:
Обеспечение поддержки деятельности юридического отдела
Задачи:
- Разработка документов правового характера
- Методическое руководство правовой работой в компании
- Осуществление мероприятий по укреплению договорной, финансовой и трудовой дисциплины
- Консультация работников предприятия по юридическим вопросам, оказание содействия в оформлении документов и актов имущественно-правового характера
Функции:
- Участвует в подготовке юридических документов и контрактов
- Принимает участие в правовых спорах
- Консультирует руководство и сотрудников Компании по правовым аспектам
- Участвует в проверке корректности документов и договоров с правовой точки зрения
- Ведет файловую систему контрактов
- Помогает сотрудникам юридического отдела в реализации различных проектов
Требования к опыту и квалификации:
- Высшее юридическое образование
- Опыт работы юристом не менее 2 лет
- Знания в различных областях права (гражданское, международное, корпоративное, трудовое)
- Навыки работы на ПК
Диспетчер
Подчиняется:
Начальнику производства
Подчинённые:
Нет
Цель:
Оперативное регулирование хода производства и других видов основной деятельности предприятия
Функции:
- Контролирует наличие запасов, необходимых для бесперебойного производственного процесса подразделений предприятия (материалы, комплектующие, оборудование, транспорт)
- Организует оперативный контроль процесса производства, сдачи готовой продукции, выполнения работ (услуг) в соответствии с графиком производственного процесса
- Ведет диспетчерский журнал, составляет отчетные рапорты и другую техническую документацию о ходе производства
Требования к опыту и квалификации:
- Среднее профессиональное образование
- Знание производственного планирования предприятия
- Коммуникабельность, стрессоустойчивость
Секретарь генерального директора
Другие названия должности:
Секретарь-референт / Персональный помощник
Подчиняется:
Генеральному директору / Директору по персоналу
Подчинённые:
Нет
Цель:
Обеспечение административной поддержки руководителя компании
Задачи:
- Обеспечение необходимого документооборота
- Организация рабочего дня руководителя
Функции:
- Составляет расписание дня руководителя, организует деловые встречи, командировки
- Редактирует, переводит и оформляет деловые письма и документы
- Обеспечивает контроль телефонных звонков и входящей корреспонденции
- Подготавливает и оформляет деловые письма, отчеты, прочие документы
- Организует взаимодействие между руководителем и остальными сотрудниками компании
- Контролирует качество подготовки, правильность составления, согласования и утверждения документов, представляемых на подпись руководителю компании
- Организует работу приемной руководителя
- Выполняет отдельные поручения руководителя
- Сопровождает руководителя во время деловых поездок
Требования к опыту и квалификации:
- Высшее образование
- Знание иностранного языка
- Опытный пользователь ПК
- Высокий уровень делового этикета
- Опыт работы секретарем не менее 2 лет
- Коммуникабельность, презентабельный внешний вид
Секретарь отдела
Другие названия должности:
Секретарь-референт / Секретарь
Подчиняется:
Начальнику отдела / Администратору офиса
Подчинённые:
Нет
Цель:
Обеспечение административной поддержки функционирования отдела
Задачи:
- Обеспечение необходимого документооборота отдела
- Организация рабочего дня руководителя отдела и его сотрудников
Функции:
- Редактирует, переводит и оформляет деловые письма и документы
- Организует деловые встречи, командировки
- Обеспечивает контроль телефонных звонков и входящей корреспонденции
- Подготавливает и оформляет деловые письма, отчеты, прочие документы
- Сортирует и распределяет входящую корреспонденцию и документы
- Поддерживает файловую систему отдела
- Осуществляет отправку писем, документов, корреспонденции, используя офисную технику
- При необходимости заказывает билеты, бронирует гостиницы для сотрудников и клиентов отдела
Требования к опыту и квалификации:
- Высшее образование
- Знание иностранного языка
- Опытный пользователь ПК
- Высокий уровень делового этикета
- Опыт работы секретарем не менее 2 лет
- Коммуникабельность, презентабельный внешний вид
Секретарь-ресепшионист
Другие названия должности:
Секретарь приемной / Секретарь / Оператор
Подчиняется:
Директору по персоналу / Администратору
Подчинённые:
Нет
Цель:
Обеспечение качественного приема всех входящих сообщений
Задачи:
- Прием и переадресация телефонных звонков
- Встреча посетителей компании
Функции:
- Отвечает на телефонные звонки и переадресует их сотрудникам, обладающим необходимой информацией
- Фиксирует телефонные сообщения для отсутствующих или занятых сотрудников, передает их адресату
- Принимает и сортирует приходящую корреспонденцию
- Осуществляет встречу клиентов и заказчиков, выписку пропусков
Требования к опыту и квалификации:
- Высшее или среднее специальное образование
- Знание иностранного языка желательно
- Навыки работы на ПК
- Знание офисной техники и работы офисных мини-АТС
- Высокий уровень делового этикета
- Коммуникабельность, презентабельный внешний вид
- Способность работать в напряженном режиме