Аудит человеческих ресурсов

Чтобы закрепить за собой роль «делового партнера» в рамках организации, HR-менеджеру необходимо продемонстрировать, каким образом его услуги помогают достигать поставленных компанией бизнес-целей.

Кадровый аудит важен, поскольку на его основе происходит пересмотр стратегии и деятельности HR-отдела.

Он является связующим звеном между системами управления персоналом и целями компании и, вместе с тем, принимает во внимание бизнес-цели внутренних потребителей организации.

Целью аудита человеческих ресурсов является более глубокий анализ деятельности кадровиков. Он позволяет определить сильные стороны и выявить области, требующие улучшений. Проведение аудита включает в себя пересмотр текущих методов работы, политики и деятельности компании; также он может захватывать оценку производительности в сравнении с компаниями сходного размера и/или отрасли.

Сфера исследования должна включать в себя следующие пункты:

Соответствие правовым нормам

Делопроизводство (личные дела сотрудников, разрешения на работу, заявления и т.д.)

Денежные возмещения/Справедливость заработной платы

Взаимоотношения между сотрудниками

Системы поощрения сотрудников

Политику компании и алгоритм действий/Должностные инструкции работников

Увольнения

Здравоохранение, безопасность и охрана

Существует ряд причин для проведения аудита, и его результаты могут быть использованы в различных целях. Как минимум, итоги аудита должны позволить определить, какие изменения необходимо произвести, как эти изменения повлияют на прибыль компании и как расставить приоритеты в работе над проблемными областями.

Процесс аудита включает в себя систематизированное исследование организационных приемов и способов достижения целей, политики, правовых требований к компании и/или профессиональных стандартов.

Эффективный аудит указывает на разницу между тем, «что есть» и тем, что «должно быть» или «могло быть». Посредством сведения на нет или уменьшения этой разницы организация может увеличить соответствие правовым нормам, обеспечить согласованность с установленными профессиональными стандартами и/или способствовать процессу улучшения качества своей работы.

В финансовом и бухгалтерском секторе аудит является рутинной операцией. Зачастую проводится финансовый аудит, результаты которого предоставляются высшему руководству и кабинету директоров. Как правило, аудит включает в себя обзор финансовой политики и практик компании в сравнении с установленными стандартами бухучета и рекомендованными приемами. Годовые отчеты госучреждений содержат заключение независимой сертифицированной аудиторской фирмы, подтверждающее, что финансовая отчетность является достоверной и соответствует в целом общепринятым практикам и стандартам.

В области человеческих ресурсов аудит не является рутинной операцией. Не существует особых законов и порядков, требующих от работодателей нанимать независимого аудитора для проведения учета политики и деятельности компании. Для работодателей общепринято в этих вопросах полагаться на своих юристов. Более крупные и авторитетные организации, тем не менее, разработали руководства внутренней оценки и системы независимых исследований.

Факторы успеха и прочие трудности

Сама мысль об аудите среди сотрудников вызывает страх. Как правило, он проводится аудитором (сторонним или из числа работников) по запросу высшего руководства, чтобы исследовать и выявить несоответствия между управленческой деятельностью и применяемой политикой или правовыми требованиями. За этим, как правило, следует официальный отчет высшему руководству в письменной форме. В случае нахождения крупного несоответствия рекомендуются действия по его устранению, включая увольнение менеджера-нарушителя.

В данном случае аудиторы выполняют роль «агентов» высшего руководства и, как результат, несут ответственность за проведение экспертизы. Их роль заключается в удовлетворении предустановленных потребностей клиента. Роль целевой аудитории – функционального или исполнительного руководства – скорее, является пассивной.

Страх перед увольнением, реальный или воображаемый, тот факт, что выплывшие на поверхность несоответствия могут повлечь за собой торможение или крах карьеры, - сильный мотиватор, который поможет сделать все необходимое, чтобы успешно пройти аудит и произвести впечатление на высшее руководство.

Кроме того, финансовая проверка или аудиторская проверка на соответствие не используется в целях запуска процесса обучения внутри организации, поэтому ее ценность как инструмента для обновления внутри организации ограничена.

Для того чтобы аудит способствовал обучению и совершенствованию организации, целевая аудитория должна быть серьезно вовлечена в процесс аудита и соглашаться с целями и задачами аудита, а точнее, ими «владеть». Более того, достижение реальных рабочих выгод должно быть неотъемлемой задачей аудита.

Как упомянуто выше, предлагаются два конкретных, отдельных, но связанных друг с другом требования к аудиту: (1) выполнение конфиденциальных обязанностей управления и (2) стимулирование и облегчение непрерывного улучшения.

Первое, направленное извне, имеет дело с предотвращением проблем; второе, направленное изнутри, сосредоточено на непрерывном совершенствовании.

Критерии успеха

Часто бывает, что при запуске аудита не совсем понятны его причины и не до конца оговорены его «критерии успеха», помогающие определить те факторы, которые будут использоваться для оценки условных преимуществ аудита, как то: его полезность для улучшения личной и командной работы. Поскольку аудит может иметь множество задач, цели и связанные с ними критерии успеха должны быть четко определены и обсуждены заранее.

Вот некоторые примеры конкретных задач аудита:

- Рассмотреть соответствие установленным предписаниям и/или политике компании.

- Исследовать наилучшие способы удовлетворения нужд или потребностей соответствующих пользователей или клиентуры – управления, сотрудников или сообщества.

- Рационализировать рабочие процессы, необходимые для функционирования компании, такие как найм сотрудников, выплата зарплат, обучение, бонусы и т.д.

- Установить «систему раннего предупреждения» в целях выявления проблем или определить разногласия перед тем, как они станут критичными.

- Измерить непрерывное улучшение путем проведения опроса: улучшились или ухудшились ли дела в результате функционального нововведения.

Важными составляющими успеха являются:

- Четкие задачи, установленные заранее.

- Соответствующие ресурсы, а именно: навыки персонала, бюджет, инструменты и материалы, необходимые для планирования и проведения аудита.

Определение вектора аудита

Как видно из примерных задач аудита, указанных выше, аудит может быть направлен на анализ соответствия или непрерывного улучшения.

В зависимости от цели, процесс и методика проведения аудита будет отличаться.

Аудит на соответствие включает систематическое сравнение практической деятельности человеческих ресурсов с политикой компании и/или правовыми нормами. На выходе такого аудита получаем список отклонений между тем, что требуется, и тем, что происходит на деле.

Аудит непрерывного совершенствования – это систематический процесс определения несоответствия функциональной или организационной производительности тому, что есть, что могло быть и что должно быть. Результатом аудита должен стать список возможностей для увеличения эффективности и производительности.

Аудит качества услуг – конкретный пример аудита непрерывного совершенствования. В данном случае вектор аудита направлен в сторону достижения соответствия деятельности кадровых ресурсов требованиям клиента внутри компании (управленца или сотрудника). Соответствие определяется на основе удовлетворенности клиента с учетом важности, которую он придает рассматриваемой услуге.

Обсуждение проекта аудита

Создание и выполнение проекта аудита на соответствие не составит большого труда, поскольку такие аудиты являются сравнительными. Аудиты непрерывного совершенствования более сложно спланировать и привести в исполнение, так как они имеют цель измерить производительность организации.

Поэтому проектирование аудита непрерывного совершенствования требует некоторых мер предосторожности:

- Вектор анализа не должен быть произвольным. Напротив, он должен быть направлен на основополагающую сферу деятельности, которая, в свою очередь, основана на управленческих практиках и исследованиях.

- Учитывая, что организационные проблемы могут возникать и происходить в любой области, аудит должен быть обращен ко всем «характеристикам» компании, а именно к переменным производительности, включая стратегию, структуру, цели, технологию и системы.

- Аудит должен основываться на событиях и условиях, имеющих место на раннем этапе причинно-следственной связи. Данный подход предполагает меньшее внимание к выходным данным (планам и ресурсам) и производительности (процессам).

- Аудит должен быть обращен к областям, которые могут принести ощутимый результат, в отличие от областей, которые мало или вообще не поддаются влиянию или изменению.

***********

Независимо от выбранного вектора аудита, на соответствие или непрерывное совершенствование, перед аудитором настоятельно рекомендуется ставить максимально конкретные задачи, а по окончанию аудита проводить анализ предоставленных в отчете пожеланий.

Какими бы незначительными эти рекомендации ни казались, они могут значительно улучшить климат внутри организации и позитивно повлиять на многие стороны деятельности компании.

Несмотря на то, что кадровый аудит не является нормой для большинства компаний, его значимость трудно переоценить.

Он позволяет:

1.пересмотреть стратегию организации

2.улучшить деятельность отдела кадров

3.повысить производительность

4.увеличить прибыль компании.

Задумайтесь над проведением аудита, – возможно, это именно то, что будет способствовать успеху вашей компании.