Организация неформального обучения в компании

Неформальное обучение (НФО) является незапланированным, спонтанным способом, которым большинство людей узнают, как выполнять свои обязанности, свою работу.

Подобное обучение может происходить во время общения, бесед, социального взаимодействия и поиска информации.

Характер НФО предотвращает контроль, навязываемый руководством.

Важно, чтобы организации могли обеспечить «быстроту» неформального обучения, и сотрудники могли получать доступ к необходимой им информации тогда, когда им это нужно.

1. Как неформальное обучение происходит в вашей организации?

Прежде чем вы вмешаетесь в процесс поддержки НФО, необходимо понять, как оно происходит в вашей компании. Самый простой способ сделать это – провести анализ того, как сотрудники обучаются на рабочем месте. Это можно сделать следующими методами (одним или несколькими):

Фокус-группы и интервью

Поговорите с людьми о том, как они выполняют свою ежедневную работу, и определите, каким образом (где) они получают информацию, которая им помогает. Это поможет понять, какими ресурсами ваши сотрудники пользуются, а какими – нет. Задайте несколько вопросов: куда / к кому они обращаются в сложных ситуациях; как они повышают эффективность своей работы; какие информационные ресурсы они регулярно используют.

Анкеты, опросники

Анкеты помогут собрать такую же информацию, как фокус-группы и интервью, возможно, затратив меньше времени. Однако, ответы могут быть менее обстоятельными и подробными, плюс у вас может отсутствовать возможность задать дополнительные вопросы или уточнить ответы.

Наблюдения

Более трудоемкий, но потенциально более показательный метод – наблюдение за сотрудниками во время работы.

Сотрудник может получать ответы на связанные со своей работой вопросы:

- пообщаться с коллегами лично, по телефону или по электронной почте;

- использовать интернет как источник информации;

- использовать другие информационные ресурсы, такие как общий диск (общие сетевые ресурсы) или различные руководства / инструкции;

- связаться с экспертами в нужной области.

Подобные наблюдения и их фиксация обеспечат достаточно полную картину того, как НФО происходит в команде / подразделении / функции.

Информация, собранная во время анализа, даст обзор того, какие методы НФО более эффективны, какие – нет, а каких и вовсе недостаточно.

2. Продвигайте, «продавайте» НФО

Хотя сотрудники и так могут учиться неформально, всегда есть области для улучшения. Предоставление консультаций или тренингов по следующим направлениям поможет сотрудникам улучшить их подход к НФО:

-эффективный сбор информации — например, как найти информацию в интернет;

-методы / формы обучения — такие, как конспектирование, «ментальные карты» (mind mapping), самоанализ и т.д.;

-постановка персональных целей по обучению – может побудить сотрудников брать на себя ответственность за свое обучение;

-нетворкинг – разветвленная сеть персональных контактов помогает сотрудникам быстро получить необходимую им информацию.

Формальное обучение всегда будет играть определенную роль в обучении и развитии, однако оно может быть расширено – покажите сотрудникам возможности НФО, которые доступны для них в рабочем месте.

Это имеет двойную выгоду: 1 – увеличит вероятность того, что после формального обучения повысится результативность сотрудника на рабочем месте, и 2 – это привлечет большее внимание к НФО, что в дальнейшем и происходит.

3. Обеспечьте качественные ресурсы для НФО

НФО — это, в том числе, и доступ к нужной информации, когда это необходимо. Один из способов убедиться, что сотрудники имеют доступ к качественной информации – убедиться в том, что ее легко найти и легко получить к ней доступ. Интранет (корпоративный портал) в компаниях – полезный ресурс, но важно, чтобы сотрудники знали о нем и имеющихся в их распоряжении материалах. Содействуя доступности информации в интранете, организации могут увеличить его использование.

4. Развивайте и обеспечивайте поддержку предметным экспертам

Эксперты в определенной области – это «естественные центры» НФО, и они часто исполняют роль неофициального тренера или наставника. Развитие навыков коучинга / наставничества этих экспертов будет способствовать тому, чтобы они не просто давали ответы на вопросы, но и активно поощряли своих коллег узнавать для себя что-то новое.

5. Создайте области/ресурсы, в которых можно легко добавлять и обновлять знания

Исследование показало, что 15-30% рабочего времени средний сотрудник проводит в активном поиске информации.

Определите те ресурсы / области, в которых информация может храниться, обмениваться и обновляться информация – это поможет сократить время, затрачиваемое на поиск информации. Чтобы подобные ресурсы были успешными, их нужно создать и «продвинуть» среди сотрудников, но затем они (сотрудники) сами должны их поддерживать и развивать. Чем больше «владельцев» будет у подобных областей обмена знаниями, тем более полезными и эффективными они будут. Может быть, стоит привлечь и вовлечь предметных экспертов, подчеркнув ту потенциальную ценность, которую они могут добавить в роли подобных модераторов и администраторов.

6. Создайте возможности для НФО

НФО наиболее эффективно, когда люди в состоянии легко встречаться и обмениваться идеями. Есть ряд инициатив, которые могут быть реализованы в компаниях для развития НФО:

-кросс-командная проектная работа — обеспечить сотрудникам возможность встретиться с коллегами из других команд или подразделений; это поможет улучшить персональные связи (нетворкинг) и дать им свежий взгляд на организацию в целом;

-взаимный (peer-to-peer) коучинг и наставничество – хотя коучинг и наставничество являются примерами формального обучения, они достаточно часто приводят к более неформальному обучению, поскольку отношения между коучем / наставников и их подопечными способствуют развитию;

-создание комфортных зон, где сотрудники могут встречаться — это будет способствовать неофициальным обсуждениям, на которых зачастую происходит НФО.

7. Контролируйте и регулируйте

Улучшение НФО в компаниях должно представлять собой итеративный, постоянно повторяющийся процесс. Некоторые инициативы будут очень успешными, другие нужно улучшать с течением времени. Развитие технологий и интернета, а также более сложного ПО и коммуникационных технологий будет открывать все новые возможности для повышения эффективности НФО. Решение – в нахождении тех улучшений, которые принесут наибольшую ценность для сотрудников, вовлекая их в процесс НФО.