Главная / Работодателям / Подбор личного ассистента (Personal assistant)

Подбор личного ассистента

 

«Некоторые люди могут великолепно делать одну вещь, как Микеланджело.

Другие создают вещи, такие как полупроводники или строят 747 самолетов

— этот тип работы требует легионы людей.

Для того чтобы дела шли как надо, вы должны найти неординарных людей»

Стив Джобс, основатель компании Apple.

 

 

пом112

Личный помощник - это особый сотрудник внутри компании, основная задача которого сопровождать и делать максимально комфортной трудовую деятельность своего руководителя.

Личный помощник руководителя (Секретарь-референт) — офисный работник с широким кругом обязанностей от приёма телефонных звонков (ресепшионист) до помощника руководителя (личный секретарь).

От современного секретаря-референта обычно требуется навык работы с персональным компьютером, знание иностранных языков, коммуникабельность, культура общения, пунктуальность и аккуратность.

пом4

Личный помощник руководителя — это одна из тех должностей, которые связаны с большим количеством переработок и работы вне рабочего времени. Секретари-референты, а также водители и работники некоторых других специальностей вынуждены приспосабливаться к рабочему графику своего начальства и большинство своего времени находиться в состоянии готовности.

Главным рабочим качеством секретаря считается исполнительность.

пом5

Слово секретарь происходит от латинского слова секрет. В Древнем Риме секретарями назывались доверенные лица. Первоначально они были мужчинами. При царских особах секретари могли сосредотачивать в своих руках значительную власть, что выразилось в появлении таких должностей как генеральный секретарь и государственный секретарь (статс-секретарь).

пом1

Начиная с 1880-х (с изобретением печатной машинки) профессия секретаря начала приобретать женское лицо, и к концу Первой мировой войны практически не осталось мужчин секретарей-референтов.

Образ Личного помощника руководителя в коллективном сознании ассоциируются с умением варить кофе и печатать на персональном компьютере или отвечать на телефонные звонки. В фильмах и анекдотах особенно подчеркиваются сексуальные отношения («интим») секретарши и начальника. Нельзя считать это только мифом, поскольку Фёдор Достоевский женился именно на своём секретаре («стенографистке») Анне Сниткиной, также широкую огласку получили отношения Билла Клинтона с Моникой Левински.

  пом2

Личный помощник – это, в первую очередь, сильная нервная система, отличный организатор с высокий уровнем работоспособности, активным реагированием на различные ситуации, гибким подходом к решению задач, стрессоустойивостью и хорошими коммуникативными навыками.

Стандартные функциональные обязанности личного помощника включают в себя:

- планирование рабочего дня руководителя,

- планирование, организация и протоколирование встреч, совещаний, переговоров и т. д.;

- взаимодействие со всеми подразделениями компании (передача и контроль исполнения поручений и заданий руководителя);

- ведение деловой переписки и переговоров в рамках своих компетенций;

- делопроизводство (приказы, распоряжения и т. д.);

- прием, учет и распределение документов и корреспонденции;

- информационная поддержка руководителя;

- выполнение поручений (заказ и покупка презентов и сувениров для партнеров, клиентов, поздравления сотрудников и т. д.);

- тревел-поддержка (организация деловых поездок, командировок);

- чай/кофе руководителю и его гостям.

пом7

Дополнительные обязанности - личные поручения от своего руководителя:

- организация отдыха семьи руководителя;

- заказ подарков, билетов в театр, цветов для друзей и семьи;

- поиск необходимых покупок для отдыха и досуга руководителя и т. д.

Требования к кандидатам складываются из задач, которые предстоит выполнять сотруднику, личного виденья руководителем «своего» помощника и общепринятых квалификационных компетенций:

- высшее образование;

- отличное знание ПК, MS Office, возможно, какие-либо дополнительные программы/базы данных;

- от 2-3х лет в должности личного помощника или секретаря референта с выполнением конкретных задач;

- хорошая/высокая скорость печати, четкая дикция, грамотная устная и письменная речь, навыки ведения деловой переписки, делового общения;

- определенные личностные характеристики;

- определенная степень владения иностранным языком.

пом6

Важно, чтобы между руководителем и личным помощником были установлены определенные профессиональные отношения: 100%-ное доверие со стороны руководителя и 100%-ное понимание личным помощником требований своего руководителя («хватает на лету», «понимает без слов»), его стиля работы, подачи информации, делегировании задач и поручений. Это очень тонкая и субъективная грань оценки друг друга. Если подобное взаимопонимание складывается, дальнейшее профессиональное взаимодействие практически на 100% будет успешным и продолжительным.

пом11

Поэтому в свою очередь нужно ответственно подходить к ситуации поиска и оценки кандидатов на должность. В собеседовании/интервью можно использовать case-методики, элементы стресс-интервью, проективные и ситуационные вопросы, чтобы оценить как личностные особенности и потенциал, так и профессиональные навыки кандидатов. Отдельное внимание стоит уделить причинам увольнения с предыдущих мест работы и причинам выбора данной профессии – эта информация подкрепляет оценку кандидата по его мотивации в работе, стабильности, надежности и т.д.

Допустимо проведение/использование письменных методик оценки, но не более двух-трех тестирований: тесты на IQ, внимательность, грамотность, наличие навыков ведения деловой переписки, ранжирование по степени важности задач и т. д.

 Стоимость подбора специалиста по направлению «Секретари/Административный персонал» составляет 12–15% годового дохода подбираемого кандидата.

  пом 9

Важно понимать, какой именно административный персонал вам нужен.

Бизнес-ассистент – «правая рука» владельца компании, генерального директора. В его задачи входит планирование рабочего графика руководителя, организация поездок, самостоятельное составление некоторых документов, ведение проектов и решение организационных вопросов, подготовка материалов для переговоров, совещаний, собраний акционеров, советов директоров.

Работа бизнес-ассистента предполагает не просто исполнение технических функций, но и самостоятельное решение отдельных задач. Бизнес-ассистент выполняет часть работы за и для руководителя, а руководитель пользуется результатами. Поэтому ассистент должен иметь специальные знания и образование в предметной области деятельности руководителя.

Личный помощник ведет административное обеспечение руководителя, начиная от переговоров и заканчивая бронированием путевок, авиабилетов для начальника и его семьи.

Личный помощник не отвечает на звонки, не выполняет поручения других сотрудников (руководителей) компании. Основная задача личного помощника – освободить своего руководителя от решения административных и организационных проблем и сделать его работу максимальной комфортной.

Персональный ассистент выполняет в основном личные поручения руководителя, касающиеся его семьи и личной жизни. В его задачи может входить организация отдыха, семейного праздника, подбор меню для детей руководителя и т.п.

Секретарь - функционал специалиста достаточно простой – встреча гостей, чай/ кофе, жизнеобеспечение офиса, ведение документооборота, организация телефонных переговоров руководителя, обработка и распределение корреспонденции

Секретарь-помощник - совмещает функции секретаря руководителя с функциями секретаря компании и отвечает за жизнеобеспечение работы офиса. Для руководителя выполняет лишь отдельные простые задачи – встречает посетителей, предлагает им напитки, печатает письма, обрабатывает корреспонденцию.

Секретарь на ресепшенвыполняет в основном технические задачи – встречает гостей, подает чай/ кофе, принимает и распределяет звонки, взаимодействует с курьерами. Поскольку именно секретари на ресепшене первыми встречают и провожают клиентов и посетителей офиса компании, ключевыми критериями отбора кандидатов являются внешние данные и наличие определенных личных качеств – клиентоориентированности, доброжелательности,

Секретарь-референт - это промежуточная позиция между секретарем и личным помощником. Он отвечает за документационное обеспечение, сопровождает руководителя на переговорах, ведет протоколирование встреч и совещаний, выполняет отдельные поручения руководителя. Сейчас секретари-референты постепенно уходят с рынка – их функции выполняет помощник руководителя.

Администратор встречает гостей, проводит анкетирование, следит за порядком в переговорной, контролирует график приема/ посещений, принимает звонки. Его ключевая задача – обеспечить комфортное нахождение клиента в офисе. Основные требования к кандидатам на данную позицию – приятный внешний вид, стрессоустойчивость, клиентоориентированность.

Офис-менеджер отвечает за материально-техническое обеспечение работы офиса, ведет первичную документацию.

Делопроизводитель отвечает за документооборот, составляет письма, распоряжения и прочую деловую документацию, ведет архивы компании.

 

  пом12

 

 «Никогда не нанимайте тех, кто знает меньше, чем вы о том, для чего он нанимается»

Малкольм Форбс, американский предприниматель,

основатель журнала Forbes.